Persónuverndarstefna Fangelsismálastofnunar

Hlutverk Fangelsismálastofnunar er:

Að sjá um fullnustu refsinga og önnur verkefni í samræmi við ákvæði laga um fullnustu refsinga og reglugerða settum samkvæmt þeim.
Að hafa umsjón með rekstri fangelsa.
Að annast eftirlit með þeim sem frestað er ákæru gegn, dæmdir eru skilorðsbundið, fá skilorðsbundna reynslulausn, náðun eða frestun afplánunar.
Að sjá um að í fangelsum sé veitt sérhæfð þjónusta svo sem kveðið er á um í lögum og öðrum reglugerðum.

Fangelsismálastofnun. kt. 440189-2029, Austurströnd 5, 170 Seltjarnarnesi, er ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga. Unnt er að hafa samband með því að hringja í síma 520 5000 eða með því að senda tölvupóst á netfangið: fms@fangelsi.is.

Stofnunin leggur ríka áherslu á að tryggja að öll meðferð persónuupplýsinga hjá Fangelsismálastofnun og í fangelsunum sé í samræmi við ákvæði laga um persónuvernd. Markmið persónuverndarstefnunnar er að auðvelda einstaklingum að átta sig á hvaða upplýsingum stofnunin safnar, hvers vegna og hvað er gert við þær.

Vinnsla persónuupplýsinga

Hjá Fangelsismálastofnun og í fangelsum er vinnsla persónuupplýsinga um fanga heimil skv. 97. gr. laga um fullnustu refsinga nr. 15/2016. Stofnuninni berast til fullnustu dómar frá ríkissaksóknara og úrskurðir um gæsluvarðhald frá lögreglu. Þá berast stofnuninni upplýsingar frá öðrum opinberum stofnunum, embættum og einstaklingum, m.a. einstaklingum sem sækja um störf hjá Fangelsismálastofnun eða í fangelsunum.

Þær skrár sem lögbærum yfirvöldum ber að halda í löggæslutilgangi samkvæmt lögum skulu uppfylla skilyrði laga um vinnslu persónuupplýsinga í löggæslutilgangi nr. 75/2019 um vinnslu og vernd persónuupplýsinga. Þá er lögbærum yfirvöldum heimilt að skrá og varðveita persónuupplýsingar að því marki sem nauðsynlegt er í löggæslutilgangi og í samræmi við önnur ákvæði laganna. Þá er heimilt að miðla persónuupplýsingum innan og á milli lögbærra yfirvalda að því marki sem nauðsynlegt er í löggæslutilgangi.

Önnur verkefni embættisins er varða stjórnsýslu, starfsmannahald, innkaup og fl. falla undir lög 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 eins og hún var leidd í lög á Íslandi.

Aðgangur að persónuupplýsingum stofnunarinnar

Einstaklingur á almennt rétt á að fá afhent afrit af þeim gögnum sem stofnunin varðveitir varðandi hann. Heimilt er að synja um aðgang í eftirtöldum tilfellum:

Brýnir hagsmunir annarra eða jafnvel þínir eigin vega þyngra en að veita aðganginn;
Ef beiðni er augljóslega tilefnislaus eða óhófleg, einkum vegna endurtekningar;
Ef vinnsla fer aðeins fram í þágu vísinda, sagnfræði, í tölfræðilegum tilgangi eða vegna skjalavistunar í þágu almannahagsmuna, að svo miklu leyti sem réttindin geri það ómögulegt eða hamli því verulega að ná markmiðum með vinnslunni;
Vegna þjóðaröryggis, landvarna, almannaöryggis;
Til að koma í veg fyrir, rannsaka, koma upp um eða saksækja fyrir refsiverð brot eða fullnægja refsiviðurlögum;
Vegna annarra mikilvægra markmiða sem þjóna almannahagsmunum, t.d. vegna gjaldeyrismála, fjárlaga, skattamála, lýðheilsu og almannatrygginga.
Til að tryggja þína vernd, brýna almannahagsmuni eða grundvallarréttindi annarra;
Vegna einkaréttarlegra krafna;
Til að fullnægja ákvæðum laga um þagnarskyldu.
Um er að ræða vinnuskjöl hjá fyrirtækjum og stjórnvöldum, sem notuð eru við undirbúning ákvarðana hjá viðkomandi fyrirtæki eða stjórnvaldi, og hefur ekki verið dreift til annarra, að því marki sem nauðsynlegt er til að tryggja undirbúning málsmeðferðar.

Trúnaður og þagnarskylda

Allt starfsfólk Fangelsismálastofnunar er bundið þagnarskyldu samkvæmt lögum og helst þagnarskyldan þótt látið sé af störfum. Um þagnarskyldu starfsfólks Fangelsismálastofnunar gilda einkum ákvæði 12. gr. laga um fullnustu refsinga nr. 15/2016, 18. gr. laga um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins og ákvæði X. kafla stjórnsýslulaga. Ef brotið er gegn þagnarskyldu getur slíkt varðað refsingu samkvæmt 136. gr. lalmennra hegningarlaga.

Allir aðilar sem starfa fyrir Fangelsismálastofnun skrifa undir þagnareið.

Varðveislutími

Persónuupplýsingar eru varðveittar á meðan þörf er á þeim og málefnanlegar ástæður eru til eða eins og lög kveða á um ef mælt er fyrir um geymslutíma í lögum. Fangelsismálastofnun er afhendingarskyldur aðili í skilningi laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og er óheimilt að eyða skjölum úr skjalasafni sínu nema með heimild þjóðskjalavarðar.

Persónuverndarfulltrúi

Hlutverk persónuverndarfulltrúa er að upplýsa viðkomandi stofnun eða fyrirtæki og starfsmenn þeirra um skyldur samkvæmt persónuverndarlögum, sinna þjálfun starfsfólks, framkvæma úttektir, veita ráðgjöf og vera til staðar komi upp álitaefni á sviði persónuverndar. Persónuverndarfulltrúi tekur jafnframt á móti fyrirspurnum og beiðnum frá þeim einstaklingum sem verið er að vinna með upplýsingar um. Þá skal persónuverndarfulltrúinn vera tengiliður við Persónuvernd og vinna með henni, sem og fylgjast með því að farið sé að persónuverndarlögum. Persónuverndarfulltrúi Fangelsismálastofnunar, lögreglu og ákæruvalds er Hrafnhildur Hjaltadóttir.

Unnt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa í síma 444 2500 eða með því að senda tölvupóst á personuverndarfulltrui@logreglan.is

Eftirlitsaðili

Persónuvernd annast eftirlit með framkvæmd laga um persónuvernd, reglugerða og sérákvæða í lögum sem fjalla um vinnslu persónuupplýsinga. Sérhver skráður einstaklingur eða fulltrúi hans hefur rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd ef hann telur að vinnsla persónuupplýsinga um hann brjóti í bága við lög eða reglugerð. Persónuvernd úrskurðar um hvort brot hafi átt sér stað. Frekari upplýsingar um Persónuvernd er að finna á vef stofnunarinnar, personuvernd.is